Sempre più contratti vengono firmati digitalmente, tramite piattaforme come DocuSign, Adobe Sign, o sistemi proprietari. Ma "firma digitale" è un termine usato spesso in modo impreciso: ci sono tipi diversi di firma elettronica con valore legale molto diverso. Prima di firmare un contratto importante in formato digitale, è utile sapere con cosa hai a che fare.
I tipi di firma elettronica secondo il Regolamento eIDAS
Il Regolamento europeo eIDAS (n. 910/2014) e il Codice dell'Amministrazione Digitale italiano distinguono tra:
1. Firma Elettronica Semplice (FES)
Qualsiasi forma di firma elettronica: includere il proprio nome in un'email, cliccare "Accetto" su un sito, un PIN digitato. Ha valore legale limitato: può essere usata come prova, ma non ha il valore probatorio pieno della firma autografa. Per molti contratti commerciali ordinari è sufficiente, ma non per quelli che richiedono forma scritta ad substantiam (come la compravendita immobiliare).
2. Firma Elettronica Avanzata (FEA)
Una firma che identifica in modo univoco il firmatario, è collegata ai dati firmati, e rileva qualsiasi modifica successiva. Le piattaforme come DocuSign o Adobe Sign rientrano generalmente in questa categoria. Ha un valore probatorio più elevato della firma semplice e può essere usata per la maggior parte dei contratti commerciali. Non è però equivalente alla firma autografa per tutti gli atti.
3. Firma Digitale / Firma Elettronica Qualificata (FEQ)
Questa è la firma con il massimo valore legale, equivalente alla firma autografa. Richiede un certificato qualificato rilasciato da un ente certificatore accreditato (in Italia, i certificatori accreditati dall'AgID), spesso tramite una smart card o un token hardware. Ha lo stesso valore legale della firma autografa per qualsiasi atto, inclusi quelli che richiedono forma scritta.
Quando serve la firma qualificata
Per i contratti ordinari tra privati e imprese, la firma elettronica avanzata è generalmente sufficiente e ha pieno valore probatorio. La firma qualificata è necessaria per:
- Atti che richiedono forma scritta ad substantiam per legge (compravendita di immobili, alcune tipologie di contratti societari)
- Atti con la pubblica amministrazione (dove è spesso richiesta la firma digitale nel senso stretto)
- Atti per i quali si vuole la certezza assoluta dell'equivalenza con la firma autografa
La verifica delle piattaforme che usi
Se usi o ti viene chiesto di usare una piattaforma di firma elettronica, verifica quale livello di firma offre. DocuSign, Adobe Sign e piattaforme simili offrono tipicamente firma elettronica avanzata nel loro piano standard, con opzione di firma qualificata per i casi che la richiedono. Le piattaforme italiane come Namirial o InfoCert offrono spesso direttamente firma qualificata.
Il valore probatorio in caso di contestazione
Se un contratto firmato digitalmente viene contestato in giudizio, il giudice valuterà il tipo di firma utilizzata. Con una FEQ il valore è equiparato alla firma autografa e non può essere disconosciuta (salvo querela di falso). Con una FEA, il valore è elevato ma teoricamente contestabile — in pratica, se la piattaforma conserva log di audit (chi ha firmato, quando, con quale IP, dopo aver visto quali pagine), la prova è molto robusta.
Cosa fare prima di firmare digitalmente un contratto importante
Verifica che la piattaforma utilizzata rilasci un rapporto di audit completo (audit trail), scarica e conserva una copia del documento firmato con il relativo certificato, e per contratti di valore elevato o particolare rilevanza consulta un professionista per verificare se il tipo di firma usato è adeguato al tipo di atto.